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Studio Marini – Paghe e Gestione del Personale
Mi conviene!
A chi affido la gestione del mio personale?
Caratteristiche del servizio Paghe e Amministrazione del personale
Lo Studio è un outsourcer certificato HR Zucchetti.
Lo Studio intende la consulenza in ambito di risorse umane come un servizio organico di più professionalità complementari e integrabili supportati da tecnologia.
Le nostre soluzioni per Voi commentate:
In base alle proprie necessità, il cliente potrà scegliere il livello di terziarizzazione desiderato in base ai moduli proposti:
1. La prassi amministrativa di gestione dei rapporti di lavoro: obiettivo del servizio è gestire le pratiche inerenti la costituzione, trasformazione e cessazione del rapporto di lavoro: contratti di lavoro, comunicazioni con gli enti preposti. 2. Paghe - Presenze: obiettivo del servizio è gestire e stampare il libro presenze dell’azienda cliente tramite tre tipologie di intervento:
a. lo Studio interviene nella gestione cartacea (attività di analisi e verifica dei giustificativi);
b. lo studio interviene nella gestione informatica (attività di gestione del rilevatore presenze); in modalità locale e remoto;
c. al cliente viene data la possibilità stampare il libro presenze laser, previa compilazione del calendario web.
3. Paghe - Elaborazioni: obiettivo del servizio è gestire l’elaborazione delle retribuzioni, della contribuzione, dell’imposizione fiscale e di tutti gli istituti legati al rapporto di lavoro; in sintesi:
4. Paghe - Il portale aziendale web HR Zucchetti: è un’offerta di tecnologie e di servizi riservata e calibrata per aziende di medio-grande dimensione, tipicamente dai 100 lavoratori a molte migliaia.
Lo strumento informatico residente nella server farm Zucchetti permette di gestire tutti i processi di gestione HR su un’ unica piattaforma, con un unico data base utilizzabile in modo bilaterale (studio – cliente), sempre e ovunque tramite il portale web www.studiomarini.net al cui interno risiedono:
a. Il dossier dei dipendenti
il cliente può consultare le informazioni individuali storicizzate dei propri lavoratori riguardanti l’evoluzione professionale, quella retributiva, le voci di paga e tutte le informazioni anagrafiche;
b. L’area del data entry
il cliente inserisce in quest’area le informazioni variate nel mese tramite scenari di evento guidati e semplificati, riducendo al massimo la possibilità di errore e uniformando le modalità di comunicazione dei dati allo studio: vengono gestiti livelli multipli di riservatezza, per cui l’imputazione dei dati diventa distribuibile all’interno dell’organizzazione del cliente fino al singolo lavoratore;
c. L’area degli elaborati
in questa area lo studio pubblica in modo automatico tutti gli elaborati prodotti, in formato elettronico distribuibili in base alle profilazioni create: dalla direzione fino al singolo lavoratore;
d. I report
lo studio produrrà mensilmente la serie di report programmati; tutte le informazioni contenute nel data base sono comunque manipolabili dal cliente attraverso un potente motore di creazione dei report. L’azienda può così produrre in massima autonomia tutti gli elaborati che desidera;
5. Paghe - Distribuzione del cedolino paga ai lavoratori via web: obiettivo del servizio è permettere al lavoratore di disporre del cedolino paga e degli altri elaborati di sua pertinenza tramite l’accreditamento sul sito www.studiomarini.net nell’area riservata per il cliente; l’accesso potrà avvenire da qualsiasi pc collegato a internet ovunque e sempre, in modalità protetta;
6. Paghe - Stampe: obiettivo del servizio è permettere al cliente di far stampare e distribuire dallo studio gli output paghe.
7. Paghe - Help desk all’ufficio del personale: obiettivo di questo servizio è fornire al cliente un supporto via web o telefonico atto alla risoluzione delle problematiche inerenti i cedolini paga elaborati. Il servizio si fa carico di produrre news quotidiane di informazione, circolari normative, scadenze, pillole di cultura, recensione giornalistica tutto in ambito di gestione risorse umane. Il servizio risponde alle esigenze del Cliente di avere ulteriori elaborati previsti dalla procedura paghe come
a. estrazioni di dati in formato excel;
b. gestione delle note di rettifica generate non da errore dello Studio;
c. fornitura di documenti alle società di revisione.
8. Paghe - Help desk ai lavoratori: obiettivo di questo servizio è permettere ai lavoratori dell’azienda di usufruire di un servizio web e telefonico che permetterà loro di effettuare richieste di chiarimenti sul cedolino paga. Le risposte saranno gestite in autonomia dallo Studio se pertinenti e direttamente riconducibili alla prassi amministrativa ordinaria concordata con l’azienda, oppure saranno sottoposte al vaglio dei responsabili aziendali se la richiesta verrà percepita come una consulenza e non come un chiarimento.
9. Paghe - Budget e Costo del Lavoro: questo servizio permettere di elaborare il budget del personale per un orizzonte temporale di 5 anni, sempre e comunque revisionabile e personalizzabile secondo le diverse esigenze, la gestione dei forecast, la gestione dei consuntivi, l’analisi degli scostamenti, la produzione di output cartacei o file excel.
10. Consulenza del lavoro: Il servizio garantisce una qualificata e competente consulenza in ambito normativo, previdenziale e fiscale, controllo e certificazione dei risultati; rapporti con le terze parti e con gli enti, elaborazioni complesse e consulenza di direzione in ambito HR. La consulenza è richiesta del Cliente su argomenti specifici. Il servizio di consulenza è erogato da un Consulente del Lavoro abilitato. 11. Consulenza - Gli strumenti di gestione delle risorse umane: obiettivo di questo servizio è offrire al cliente la possibilità di supportare tutte le fasi dei processi di gestione mediante strumenti informatici e servizi professionali:
a. Il CV online : il servizio è studiato per raccogliere velocemente le informazioni sia dei candidati che del proprio personale. Il candidato, grazie ad un form disponibile via web, si collega al portale aziendale, si registra e compila tutte quelle informazioni considerate utili per l’azienda al fine di ricerche successive. Grazie al sistema di registrazione il candidato ha la possibilità di completare il suo CV in momenti diversi o di aggiornarlo. I collaboratori, utilizzando la stessa modalità, aggiornano i propri dati personali quali residenza, domicilio, recapiti telefonici, coordinate bancarie e il curriculum scolastico, le conoscenze linguistiche e informatiche, ecc.
b. La selezione del personale: il servizio supporta la direzione del personale in tutte le fasi del processo: dalla selezione sino all’assunzione del candidato. Rispetto a ciascun candidato è possibile:
- confrontare le competenze ideali con quelle personali riscontrate per effettuare, in modo estremamente semplice, una approfondita analisi di idoneità rispetto al ruolo da ricoprire in azienda;
- registrare l’esito del colloquio (individuale, di gruppo, tecnico, ecc.) e degli assessment;
- indicare un giudizio di sintesi finale, definendo la candidatura idonea, non idonea o renderla disponibile per esigenze future, evidenziando il ruolo o l’area aziendale di interesse.
Gli step in sintesi:
- Definizione in accordo con l’azienda del profilo ricercato e della mansione da ricoprire, attraverso l’utilizzo di un mansionario appositamente studiato.
- Ricerca dei curricula in linea per la mansione definita precedentemente.
- Valutazione delle candidature:
o Questionario di valutazione del potenziale;
o Colloquio e Verifica delle referenze;
- Selezione di un gruppo di candidati idonei alla mansione, che verranno presentati all’azienda.
- Il candidato ritenuto idoneo è, quindi, assunto e viene completato il dossier del collaboratore con tutti i dati utili alla produzione della lettera di assunzione.
- Un motore di ricerca interno alla soluzione consente di individuare i candidati più idonei secondo i criteri di selezione di volta in volta definiti.
c. La valutazione del personale: il servizio permette di gestire tutto il processo di valutazione del personale. La direzione del personale definisce i questionari di valutazione, i raggruppamenti gerarchici, i livelli di responsabilità e l’arco temporale della valutazione. Alla fine del processo di valutazione i responsabili possono visualizzare i risultati dei propri collaboratori e la direzione del personale può procedere a storicizzare i risultati e, quindi, a monitorare le evoluzioni di ogni competenza.
d. I ruoli e le competenze
Il servizio permette alla direzione del personale di definire e monitorare i profili dei ruoli e le relative competenze seguendo l’evoluzione dell’azienda e le sue strategie. Ogni ruolo può essere definito indicando la famiglia professionale, le competenze ideali, la retribuzione media del mercato, il peso, gli obiettivi e le caratteristiche generali. Le competenze individuali di ogni lavoratore possono essere valutate secondo una duplice modalità: auto-valutazione e valutazione del responsabile diretto. Uno strumento di analisi approfondita permette di individuare le aree di criticità, intese come scostamento dal profilo ideale e di indicare le azioni di formazione migliorative.
e. L’organizzazione: grazie ad una definizione libera dei livelli organizzativi, il servizio permette di:
- gestire le strutture organizzative semplici costituite da una singola società e i gruppi multi-aziendali complessi;
- adeguarsi ai cambiamenti dell’azienda;
- monitorare per ogni collaboratore i trasferimenti all’interno della struttura.
f. La comunicazione Interna: analisi dello stato di comunicazione interna nell’azienda; progettazione di un sistema di comunicazione interna definendo insieme alla direzione strategie, obiettivi, strumenti e contenuti; attività di ascolto interno.
g. La gestione della formazione: il servizio consente il miglioramento delle competenze e delle conoscenze dei collaboratori, assume fondamentale importanza per assicurare all’azienda il mantenimento della propria competitività sul mercato. Permette alla direzione del personale, una volta raccolti tutti gli interventi formativi indicati dai manager, di:
- inserire nel sistema i piani di budget per aree aziendali e interventi formativi indicandone i costi previsti;
- definire un calendario dei corsi di formazione;
- iscrivere i partecipanti;
- valutare il grado di soddisfazione del corso;
- indicare, grazie alla valutazione del formatore, il nuovo livello di competenza acquisito dal collaboratore.
- Il sistema gestisce anche tutte le informazioni utili per una corretta gestione dei corsi:
- obiettivi e contenuti del corso;
- sede del corso (interno o esterno);
- ente formatore (collaboratore interno o società);
- iscrizione dei partecipanti;
- periodi e durata del corso con l’eventuale indicazione per ogni partecipante delle ore ordinarie e straordinarie;
- costi effettivi sostenuti;
- finanziamenti agevolati.
h. Le retribuzioni e le politiche retributive: il servizio storicizza le variazioni retributive intervenute tra una mensilità e l’altra. Il sistema gestisce tutte le informazioni utili alla corretta definizione delle politiche retributive (la retribuzione lorda mensile e le voci retributive che la compongono, la retribuzione annua teorica, gli incrementi retributivi – contrattuali, di anzianità e meritocratici – la parte variabile legata a bonus, incentivi e premi e quella legata agli straordinari).
La gestione dei benefit aziendali (autovettura, alloggio, ecc.) e la gestione dei piani di obiettivi e incentivi (M.B.O.) completano l’inquadramento retributivo dei collaboratori.
La direzione del personale, in fase di revisione retributiva, dispone, quindi, di tutte le informazioni che consentono di simulare tutte le possibili variazioni. Rientra nel servizio il benchmarking di compensation.
i. I piani di sviluppo : è uno strumento di analisi in grado di individuare le risorse ad alto potenziale, confrontando le competenze personali con quelle del profilo ideale.
j. Le analisi presenza assenza: Il servizio monitorizza gli eventi di presenza e di assenza più significativi, grazie ad una visione grafica a calendario individuale e collettiva.
k. Il dossier storico del personale: il servizio consente la visione completa delle informazioni individuali (i dati personali, il curriculum professionale aziendale, le esperienze precedenti e i titoli accademici, i corsi di formazione, la valutazione delle competenze, gli aspetti retributivi, gli eventi di assenza, le scadenze, il contenzioso del lavoro ecc.) per tutte le risorse umane, siano esse dipendenti, stagisti, collaboratori e consulenti esterni, in forza o usciti.
12. Consulenza - Le relazioni industriali: la composizione pacifica degli interessi contrastanti tra Capitale e Lavoro e la disciplina professionale delle categorie tutelate pongono la necessità in capo al Datore di lavoro di relazionarsi frequentemente con le organizzazioni sindacali.
I momenti tipici di erogazione del servizio si articolano principalmente su due livelli:
a) Momento contrattuale laddove l’asimmetria degli interessi coinvolti ed il conflitto si compongono nello strumento contrattuale:
- Partecipazione alle trattative sindacali per la definizione della contrattazione collettiva di secondo livello;
- Gestione del conflitto aziendale a seguito della piattaforma rivendicativa;
- Partecipazione alla sottoscrizione del contratto collettivo di secondo livello;
- Gestione delle controversie collettive in materia di interpretazione e applicazione dei contratti aziendali;
- Ottimizzazione dei costi inerenti la gestione del conflitto collettivo;
- Gestione delle azioni di contrasto agli strumenti di lotta sindacale.
b) Momento partecipativo laddove la gestione aziendale, per alcuni suoi particolari aspetti, viene condeterminata con la controparte sindacale attraverso strumenti soft quali informative ed esami congiunti comunque vincolanti:
- Gestione degli obblighi informativi preventivi e consuntivi alle Oo.Ss. (licenziamenti collettivi, integrazione guadagni, contratti di solidarietà, trasferimenti d’azienda, obblighi derivanti dai CCNL ed integrativi, ecc.);
- Gestione degli esami congiunti obbligatori per legge e per contratto
- Partecipazione ed assistenza negli organi aziendali a composizione mista (CAE, comitati paritetici, consigli aziendali, ecc.);
- Assistenza nelle politiche retributive variabili (stock options, partecipazione utili, ecc.).
13. Consulenza - Il contenzioso del lavoro: il servizio di consulenza e assistenza nel contenzioso del lavoro consiste nella gestione e registrazione di:
a) Provvedimenti Disciplinari:
- Applicazione delle procedure di legge e di contratto (L. 300/70, codice sanzionatorio, ecc.);
- Contestazione;
- Audizione;
- Irrogazione della sanzione, entità, rispetto dei termini, ecc.;
- Arbitrato.
b) Risoluzione del rapporto di lavoro:
- Situazioni ipotizzabili (dimissioni, licenziamento, situazioni particolari);
- Incentivazioni all’esodo;
- Procedure di licenziamento collettivo;
- Preavviso;
- TFR;
- Adempimenti di chiusura del rapporto.
c) Contenzioso Amministrativo del lavoro:
- Ricorsi e Soluzione delle vertenze;
- Tentativo obbligatorio di conciliazione;
- La conciliazione extragiudiziale;
- Le Transazioni Novative e Risolutive;
- Conteggi ed indicazioni per memorie di parte resistente;
- Verifica conteggi e atti di parte ricorrente;
- Sinergie con Studi Legali giuslavoristi sul territorio nazionale;
- Arbitrati.
14. Consulenza - L’auditing del personale: il servizio di audit del personale consiste in:
- analisi sistematica della situazione statutaria e una verifica dettagliata, delle politiche e dei percorsi intrapresi;
- studio dei punti di forza e di debolezza della Clientela in materia sociale;
- definizione di un piano di miglioramento compatibile con gli obiettivi fissati;
- esame costante delle realizzazioni e dei progressi con la riformulazione delle priorità, tenendo conto dell’evoluzione delle situazioni.
Tale complesso di servizi fruibili ha una duplice funzione:
- controllare le applicazioni normative proprie del territorio ove opera l’azienda (funzione propedeutica all'eventuale certificazione etica SA8000);
- definire le responsabilità degli amministratori per i reati commessi dai dipendenti (D.lgs 231/2001).
15. La certificazione etica: SA 8000: il servizio permette di avere consulenza e assistenza per implementare un sistema gestionale SA 8000 al fine di ottenere la certificazione sociale:
- elezione del responsabile in Direzione e del rappresentante dei dipendenti;
- stesura dei principi di politica etico-sociale e di un codice di comportamento per i fornitori; - autovalutazione di conformità attraverso check-list;
- identificazione del quadro legislativo e normativo internazionale, nazionale e locale di riferimento;
- definizione di alcune procedure e la verifica di quelle esistenti;
- formazione e informazione ai dipendenti;
- avvio di un processo di monitoraggio sui fornitori, con l'invio di un questionario per l'autocertificazione e la realizzazione di un database che registri la conformità ai requisiti;
- preaudit;
- assistenza durante l’audit da parte dell’ente di certificazione;
- attività di riesame della direzione e mantenimento triennale.
16. La formazione tradizionale: corsi di formazione e aggiornamento professionale inerenti il mondo del giuslavoro e allo sviluppo manageriale, studiati e programmati su specifiche istanze del Cliente in modalità d’aula (catalogo corsi)
17. La formazione e-learning: formazione a distanza tramite una postazione connessa ad Internet
18. Consulenza - La sicurezza nei luoghi di lavoro : il servizio garantisce l’assistenza e la consulenza nella gestione della sicurezza sui luoghi di lavoro così come disposto dal D.lgs 81/08 e successive modificazioni.
- Assunzione incarico di Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione;
- Coordinamento delle attività delle figure nominate e preposte: Datore di lavoro, Dirigenti e Preposti, Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione, Medico Competente e Addetti alla formazioni e informazione;
- Monitoraggio periodico della sede;
- Attività di consulenza e formulazione di pareri scritti;
- Redazione e verifica periodica del Documento di Valutazione dei Rischi;
- Formazione e informazione a cascata a tutti i lavoratori (in modalità tradizionale, e-learning e blended);
- Formazione mirata per rappresentanti dei lavoratori per la Sicurezza (in modalità tradizionale, e-learning e blended).
- Assistenza e consulenza alla gestione della sorveglianza sanitaria di cui al D.lgs 81/08.
- Effettuazione degli accertamenti sanitari.
- Definizione dei giudizi di idoneità alla mansione specifica al lavoro
- Istituzione ed aggiornamento di una cartella sanitaria e di rischio.
- Informazione ai lavoratori sul significato degli accertamenti, sulla loro necessità, sui risultati e, a richiesta, informazioni analoghe ai rappresentanti dei lavoratori per la sicurezza.
- Comunicazioni, in occasione delle riunioni di cui al D.lgs 81/08, ai rappresentanti per la sicurezza, dei risultati anonimi collettivi, degli accertamenti clinici e strumentali effettuati, con indicazione sul significato di detti risultati.
- Effettuazione di visite mediche richieste dal lavoratore, qualora tale richiesta sia correlata ai rischi professionali, fatti salvi i controlli sanitari previsti dalla normativa.
- Collaborazione con il datore di lavoro alla predisposizione del servizio di pronto soccorso di cui al D.lgs 81/08
- Collaborazione alla attività di formazione e informazione di cui al D.lgs 81/08
- Partecipazione alla riunione periodica del servizio di prevenzione e protezione dei rischi.
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